|
Sự kết nối máy in và máy copy vào máy vi tính khiến cho sự sao chép thông tin trở nên đơn giản hơn bao giờ hết, đồng thời cũng giúp chúng ta tiết kiệm được giấy viết một cách đáng kể. Áp dụng vài bí quyết dưới đây sẽ giúp bạn tránh được sự lãng phí và tiết kiệm được thời gian cho chính mình.
Tấn công bàn viết của bạn! Hãy xếp tất cả giấy tờ bạn nhìn thấy quanh bàn vào một đống. Sau đó hãy xử lý đống giấy tờ đó theo một trong những cách sau:
- Xếp chúng thành những file văn bản rồi đặt chúng vào một chỗ mà bạn có thể tìm thấy khi cần mà không gặp bất cứ khó khăn nào.
- Xử lý chúng bằng cách phản hồi lại cho những ai đã gửi chúng cho bạn. Giao việc xử lý văn bản cho một ai đó nếu có thể hoặc đơn giản hoá việc xử lý văn bản bằng cách viết hồi âm ngay trên lá thư đó và fax cho người cần.
- Giữ chúng lại để tham khảo hoặc giải quyết nếu bạn là người tốt nhất có thể làm việc này.
- Vứt bớt đi những giấy tờ không cần thiết. Hầu hết giấy tờ nằm trên bàn làm việc chúng ta đã có từ lâu vì thế đến nay chúng không còn giá trị gì nữa hoặc không bao lâu nữa sẽ vô tác dụng.
Cải thiện hệ thống phân loại của bạn. Khi bạn tĩnh tâm, bạn sẽ dễ dàng nhớ ra được thông tin bạn cần nằm ở đâu cho dù nó không ở trong tầm mắt của bạn. Vì thế không nên:
- Tạo ký hiệu file bằng một con số, ngày tháng, bằng một tính từ hay trạng. Thay vào đó hãy sử dụng danh từ để đặt tên cho file.
- Tạo file mới cho từng người hoặc từng chủ đề. Sau đó kết hợp chúng lại với nhau. Ví dụ file “Nhu cầu khách hàng” và file “Chất lượng dịch vụ” có thể kết hợp thành file mang tên “Dịch vụ khách hàng”.
- Rút ngắn những bài báo cáo. Cách làm này giúp bạn tiết kiệm thời gian viết cũng như thời gian cho người đọc. Những chiến lược chủ yếu là:
- Chèn những tấm hình hay đồ thị minh hoạ thay cho đoạn văn tường thuật.
- Bổ sung những chi tiết và bảng biểu vào phụ lục trong trường hợp mọi người cần chúng để tham khảo.
- Bổ sung một bản tóm tắt trong đó vạch ra những vấn đề, giải pháp, kế hoạch và lợi ích.
- Sử dụng những chấm tròn đầu hàng bất cứ khi nào có thể.
- Giảm bớt số lượng những bản báo cáo in. Nếu mọi người xin bạn một bản copy một bản báo cáo cụ thể, bạn cần biết tại sao họ cần nó. Rất có thể họ thực sự không cần cả bản báo cáo mà chỉ cần một phần nào trong đó thôi hoặc cái họ cần là một bản báo cáo khác.
Không nên dành nhiều thời gian để đọc:
- Những chi tiết cũ rích.
- Những bài viết sao chép lại.
- Những lá thư được gửi tới bạn nhưng lại nhằm chĩa vào một ai đó ở phía sau.
- Những bản báo cáo và lá thư mà nội dung của chúng đề cập tới toàn bộ cơ quan được gửi tới bạn dưới dạng “cc”.
- Những tập báo cáo dày cộm những trong đó chỉ có một trang giấy viết về vấn đề mà bạn quan tâm.
- Sổ tay trình bày chính sách một cách chi tiết sẽ khiến bạn trở thành một người đày tớ bị ràng buộc bởi tất cả những chỉ đạo trong đó.
| 
