"Kẻ thức thời mới là trang tuấn kiệt": 12 nền tảng quan trọng mà một người làm việc từ xa cần biết để mở rộng sự nghiệp

Đời sống 06/08/2020 - 16:45

Dù muốn dù không, hình thức làm việc từ xa có lẽ sẽ trở thành xu hướng nổi bật ở thời điểm hiện tại mà chúng ta cần chuẩn bị tâm thế sẵn sàng để thay đổi.

Ngoài social distancing - giãn cách xã hội, thì work from home – làm việc tại nhà là cụm từ được nhiều người sử dụng nhiều nhất trong năm nay. Hơn nửa năm 2020 trôi qua, sự "sống còn" của các công ty, doanh nghiệp bị vùi dập tơi tả bởi cơn bão từ đại dịch – Coronavirus. Các dòng tiền bị dừng đột ngột, cung sản xuất và cầu tiêu dùng đều bị đình trệ do đi lại bị phong tỏa. Để ngăn chặn sự lây nhiễm, tránh tình trạng đóng băng thua lỗ và duy trì được hoạt động kinh doanh, làm việc trực tuyến – online trở thành giải pháp tối ưu của các doanh nghiệp lẫn người lao động.

Làm việc từ xa có thể trở thành xu hướng trong thập kỷ này

Vào những năm 1940, khi Nhật Bản đang cần thay đổi trước tình trạng nền kinh tế bị hủy hoại sau Chiến tranh Thế giới thứ hai, đất nước này đã thay đổi cơ cấu tài chính từ tập đoàn gia đình trị Zaibatsu thành liên minh giữa các công ty gọi là Keiretsu. Mỗi Keiretsu có những mạng lưới liên kết nội bộ, thường bao gồm một tổ chức tài chính và việc sở hữu cổ phần chéo giữa các công ty trong mạng lưới. Họ phải kinh doanh với những người làm việc ở các địa điểm và ngành công nghiệp khác nhau, trong mối quan hệ hai chiều của sự trao đổi đầu tư. Với sự sáng tạo của hệ thống mạng lưới mới mẻ này, thế giới làm việc từ xa được hình thành.

Theo sự phát triển của Internet, hình thức làm việc từ xa dần dần có sự hỗ trợ của công nghệ. Đặc biệt, khi suy thoái xảy ra, nhiều công ty buộc phải tận dụng hình thức làm việc này đối với nhân viên. Xét về hình thức làm việc từ xa của các năm về trước với thời điểm hiện tại, tuy cách thức làm việc giống nhau, đều sử dụng công nghệ để làm việc từ xa, nhưng trạng thái tinh thần lại khác nhau.

Với hầu hết mọi người, work from home - làm việc tại nhà ngày nay là một tình thế bất đắc dĩ, đặc biệt khi dịch Covid-19 bùng nổ, việc hạn chế đi lại và cách ly là điều bắt buộc. Đối với các nhân viên, có thể sẽ có nhiều người thích, nhiều người không. Nhưng đây có thể là một hình thức làm việc mặc định giữa đại dịch lịch sử. Điều này khiến những nhân viên khi làm việc ở nhà dần học được sự linh hoạt trong phong cách làm việc, bởi work from home như một trải nghiệm trên đảo hoang vậy, bạn dành nhiều tiếng đồng hồ một mình mỗi ngày, không có đồng nghiệp kế bên, không có tương tác trực tiếp nhưng vẫn phải tự giác và đảm bảo được hiệu quả công việc.

Tầm quan trọng và sự cần thiết của làm việc từ xa

Theo Bloomberg, Fujitsu thông báo sẽ giảm 50% không gian văn phòng tại Nhật trong vòng 3 năm tới. Công ty cũng khuyến khích khoảng 80.000 người lao động làm việc tại nhà. Ngoài Fujisu, nhiều tập đoàn công nghệ đa quốc gia như Facebook, Google, Twitter, Amazon cũng đã có lựa chọn làm việc tại nhà cho nhân viên kể cả sau dịch.

Đừng nghĩ đây đây là một phương án trong mùa dịch, thực ra nó là trạng thái "bình thường mới" của các tập đoàn sau Covid-19: giờ làm việc của nhân viên được linh động hơn, giảm tai nạn giao thông, giảm một phần chi phí đi lại, giúp công ty "tối ưu chi phí". Đây có thể nói là một "nước đi" mới cho các doanh nghiệp khi vẫn duy trì được hoạt động kinh doanh, vừa đạt được hiệu quả công việc và lợi ích sức khỏe cho nhân viên.

Trong một cuộc khảo sát với 25,000 nhân viên từ các nước như Pháp, Úc, Nhật Bản, Nga... cho thấy 2/3 trong số họ cảm thấy làm việc online hay từ xa hiệu quả hơn. Thực tế, con người luôn đòi hỏi công việc phải có sự cân bằng giữa công sở, gia đình, quan hệ xã hội và các lợi ích cá nhân, tính linh hoạt trong công việc… và hình thức làm việc từ xa cho phép nhân viên cân bằng được những nhu cầu này.

Đối với các nhân viên, họ sẽ gọi hình thức làm việc này là Work from home, vì đơn giản với họ chỉ là sự thay đổi chỗ làm từ công ty về nhà, "nhà ở đâu làm việc ở đấy". Còn đối với các lãnh đạo công ty, họ sẽ gọi là làm việc từ xa: vì với họ không chỉ thay đổi nơi làm việc, mà còn là thay đổi hình thức quản trị công ty, quản lý nhân viên và phân bổ công việc. Dù gọi với bất cứ cái tên nào đi chăng nữa thì sự thay đổi nào cũng cần thời gian và sự chấp nhận. Khi biết chấp nhận hoàn cảnh công việc mới, đó là lúc bạn đã sẵn sàng để tiếp thu những điều mới.

Khủng hoảng và những phát kiến mới của hình thức làm việc từ xa

Nhìn về quá khứ, cuộc khủng hoảng tài chính bùng phát tại Mỹ năm 2008 kéo theo sự ảm đạm của các nền kinh tế thế giới. Nhiều tập đoàn, công ty lớn phá sản khiến người lao động lâm vào cảnh thất nghiệp, các hộ gia đình Mỹ phải cắt giảm tiêu dùng để trả nợ. Trong thời điểm đó, nhiều người bất khả kháng đã tìm đến công việc tự do hoặc làm việc gì đó ở nhà mà không phải phụ thuộc vào doanh nghiệp. Cuộc khủng hoảng tài chính tàn khốc này đã đẩy người dân lúc bấy giờ đến cảnh khốn cùng, nhưng chính cuộc sống thử thách đã rèn luyện cho họ cách đối phó linh hoạt và sự vươn lên trong nghịch cảnh để tìm kiếm giải pháp.

Nghĩ theo khía cạnh khác, khủng hoảng xảy ra với chúng ta chưa chắc là tận cùng của sự tồi tệ. Bởi những khó khăn, tổn thương đến không phải để hạ gục bạn, mà nó chính là thách thức cũng như cơ hội giúp bạn vượt qua giới hạn của chính bản thân. Dù rằng bất cứ cuộc khủng hoảng nào cũng có sức tàn phá nặng nề lên nền kinh tế, xã hội nhưng đồng thời chúng lại phát sinh ra các thành tựu mới, to lớn và cấp tiến hơn. Bằng chứng là sau cuộc khủng hoảng dầu mỏ 1973, cuộc cách mạng khoa học – công nghệ giai đoạn 2 bùng nổ với sự ra đời của thế hệ máy tính mới, năng lượng, thông tin, y học, công nghệ, vật liệu…

Nhưng ở thời điểm này, đại dịch Covid-19 lại phức tạp và tác động tai hại hơn mọi dự báo, đà hồi phục chậm hơn so với mong đợi kéo theo tình trạng người thất nghiệp quá nhanh. Các công ty cắt giảm chi phí bằng cách sa thải nhân viên hoặc cắt giảm lương, hàng loạt người bị mất việc, hàng tá người làm việc tại nhà trong thời gian giãn cách xã hội hòa chung vào thị trường lao động tự do. Khi đã làm quen được với hình thức làm việc tại nhà hoặc làm freelancer, có lẽ nhiều người chợt nhận ra, hóa ra làm việc từ xa cũng có nhiều cơ hội đấy chứ? Tuy nhiên, thị trường này sẽ trở thành một miếng bánh khó "nuốt" nếu bạn không có những lợi thế cạnh tranh về kỹ năng lẫn kinh nghiệm. Cơ bản là nếu không chứng minh được mình là cái tên tiềm năng thì "cơ hội sống sót" của bạn sẽ rất khó.

Những kỹ năng nên biết khi làm việc từ xa hoặc làm tự do

Trong một xã hội công nghệ phát triển, bối cảnh lại là cuộc khủng hoảng do đại dịch gây ra, sự lên ngôi của hình thức Work from home và freelancer như một tấm lưới lọc những ứng cử viên tiềm năng và phù hợp nhất trên thị trường lao động tự do. Tuy nhiên, sự cạnh tranh càng cao thì thù lao càng giảm. Nếu bạn chưa xác định được điểm mạnh của mình là gì thì ít nhất cần biết điều gì mình có thể làm tốt nhất để nỗ lực học hỏi nhằm tồn tại trong cuộc khủng hoảng này.

Khi làm việc trong môi trường văn phòng bình thường, bạn sẽ nhìn thấy những thử thách và vấn đề ngay khi chúng vừa phát sinh. Điều này cho phép bạn giải quyết chúng một cách nhanh chóng, tích cực và sau đó tiếp tục công việc. Ở môi trường làm việc từ xa thì khó quan sát các vấn đề hơn, vì vậy chúng dễ dàng phát triển – đôi lúc đến mức không thể khắc phục được.

Trong Working in a Virtual World ("Làm việc từ xa sao cho hiệu quả?) tác giả Nicole Stinton đã đưa ra 12 nền tảng quan trọng mà một người làm việc từ xa cần biết:

Lòng tin: Đừng quản lý quá chặt chẽ, đừng quá tiểu tiết với người khác.

Linh hoạt: Bạn nên thích nghi – đừng trông chờ người khác thích nghi trước.

Cởi mở: thể hiện được tinh thần sẵn sàng giúp đỡ đối với các thành viên trong nhóm.

Giữ kết nối: Tương tác hằng ngày với mọi người mà không cần lý do cụ thể nào cả.

Xem xét ngữ cảnh: Luôn nhìn bức tranh toàn diện.

Khuyến khích làm việc nhóm: Mỗi người đều có vai trò trong nhóm.

Giao tiếp hiệu quả: Sử dụng cả ngôn ngữ hình thể khi giao tiếp.

Làm chủ công nghệ: Đừng để mình bị công nghệ chi phối.

Nắm vững các quy trình: Tạo ra, nghiên cứu và cải thiện không ngừng các quy trình khi làm việc từ xa.

Ghi nhớ tầm nhìn: Vận dụng tầm nhìn của công ty cho công việc của bạn.

Cơ cấu: Tạo ra, hiểu rõ và nâng cấp không ngừng các cơ cấu tổ chức làm việc từ xa.

Khuyến khích đào tạo: Sự phát triển là điều quan trọng đối với từng thành viên trong đội ngũ.

Và cũng đừng quên tự đặt ra kỷ luật cho bản thân bằng 10 bí quyết:

1. Lên danh sách tất cả công việc phải làm, và đánh số thứ tự ưu tiên từng hạng mục.

2. Lập thời gian biểu trong ngày và dán chúng lên tủ lạnh.

3. Nghỉ uống cà phê, ăn trưa hay làm gì đó sau mỗi 45 phút đến 90 phút.

4. Đừng mặc bộ đồ ngủ, hãy mặc trang phục đi làm.

5. Tạo một không gian văn phòng hữu hình tại nhà, nhỏ thôi cũng được.

6. Tắt các thiết bị công nghệ vào cuối ngày.

7. Cân nhắc việc sử dụng công nghệ VoIP* để giảm thiểu chi phí trao đổi thông tin.

8. Nghiên cứu ứng dụng lưu trữ đám mây để xem đó có phải là giải pháp lưu trữ dữ liệu dành cho bạn.

9. Tìm các nhà thầu/nhân viên thời vụ để chia sẻ khối lượng công việc và giải phóng thời gian cho bạn.

10. Tham gia các mạng lưới chuyên nghiệp và các nhóm doanh nghiệp nhỏ lẻ để có được sự hỗ trợ khi cần thiết.

* VoIP là công nghệ truyền tải âm thanh qua Internet (Voice over Internet Protocol). Đây là cách cực kỳ dễ sử dụng và kinh tế để nói chuyện với khách hàng và những người khác thông qua điện thoại và họp trực tuyến bằng điện thoại.

Tỷ phú Elon Musk đã từng chia sẻ trong một cuộc phỏng vấn - đó là kéo dài mục tiêu, hay gọi cách khác là nâng cao tiêu chuẩn của bạn. Tức là bạn hãy thử đặt mục tiêu ra khỏi giới hạn của bản thân, hãy tập dượt cho một cuộc tìm kiếm mới dù biết ban đầu nó chẳng hề vui vẻ gì. Đại dịch Covid-19 vẫn hoành hành và chưa thể kiểm soát được hết trong thời gian tới, nhưng dù có khó khăn đến đâu, việc phải đối diện với nó là điều bắt buộc, bởi sự bùng phát này đã tạo ra sự thay đổi lâu dài trong cách con người làm việc và sinh hoạt.

Cả thế giới giờ đang trong thời đại không ngừng thay đổi, mỗi lần thay đổi lại là một lần lột xác. Bất luận thế giới có trải qua cuộc khủng hoảng nào đi nữa thì những cơ hội mới luôn còn đó, không hề mất đi, nhưng nó chỉ dành cho những ai thích nghi nhanh với thời cuộc.

Làm việc từ xa hay làm việc tại công ty chỉ là những hình thức làm việc, cái quan trọng là dù bạn làm ở đâu, trong môi trường, hoàn cảnh nào thì cũng phải linh hoạt và nỗ lực học tập suốt đời, bởi đấy mới là vũ khí giúp bạn sống tốt giữa thời đại thiên biến vạn hóa. Vì vậy, hãy đi từ WORK FROM HOME đến WORK FROM HEART!